telefonische Meldungen, in aller Sicherheit mit Legality Whistleblowing

Telefonisches Whistleblowing: Der neue Kanal für sichere, konforme und nachvollziehbare Sprachmeldungen

Um den Meldeprozess zugänglicher und inklusiver zu gestalten, müssen verschiedene Kanäle angeboten werden, die den Gewohnheiten sowie den operativen Anforderungen der Organisationen gerecht werden. Durch die Integration vertrauter und unmittelbarer Methoden wie dem Telefonkanal können auch Personen einbezogen werden, die mit digitalen Medien wenig vertraut sind oder eine direktere Kommunikation bevorzugen.

In diesem Sinne führt Legality Whistleblowing 6.0 mit Begeisterung Sprachmeldungen per Telefon ein. Dabei handelt es sich um eine neue Möglichkeit, die entwickelt wurde, um die Übermittlungsmethoden zu erweitern, ohne die Grundsätze der Vertraulichkeit, des Datenschutzes und der Rückverfolgbarkeit des Prozesses aufzugeben.

Der neue Kanal entspricht vollständig dem Hinweisgeber-Schutzgesetz (HinSchG) und der Richtlinie (EU) 2019/1937 und lässt sich nahtlos in das bereits verwendete IT-System integrieren. Die Verwaltung bleibt zentralisiert, reibungslos und für die Verantwortlichen intuitiv, ohne dass bereits etablierte Abläufe geändert werden müssen.

Operative Vorteile für Teams und Führungskräfte

✅ Volle Zugänglichkeit für Meldende unter vollständiger Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften   ✅ Zentrale und intuitive Verwaltung auf einer einzigen Plattform ✅  Automatische Sortierung der Meldungen und intelligente Zuweisung an das zuständige Team    ✅ Integrierte Kalender mit Erinnerungsfunktionen, um Fristen und Aktivitäten im Zusammenhang mit den Meldungen im Blick zu behalten

Eine Lösung, die entwickelt wurde, um die operative Belastung zu verringern und den gesamten Prozess noch flüssiger und einfacher zu gestalten.

So funktioniert die telefonische Meldung

Über den neuen Sprachkanal können Nutzer eine Meldung durch einen einfachen Anruf unter den für die jeweilige Organisation vorgesehenen Nummern einreichen.

Die technische Verwaltung basiert auf der Integration zwischen der Legality-Whistleblowing-Plattform und der Telefonzentrale, die beide auf der Oracle Cloud Infrastructure (OCI) gehostet werden.

Diese Lösung gewährleistet hohe Standards in Bezug auf Sicherheit, Zuverlässigkeit und Kontrolle und schützt die Daten ab dem Zeitpunkt der Registrierung der Meldung.

Maximale Sicherheit und Schutz gemäß HinSchG

Der neue Telefonkanal garantiert dank eines mehrstufigen Prozesses maximale Sicherheit für Sprachmeldungen.

  • Echtzeitverschlüsselung während der Übertragung der Audiodatei über das HTTPS/TLS-Protokoll

  • Keine Speicherung der Aufzeichnung auf der Telefonzentrale: Die Datei wird sofort an die Plattform „Legality Whistleblowing” übertragen

  • Verschlüsselte Speicherung und Veränderung der Stimme, um die Anonymität zu gewährleisten

Von der Registrierung bis zum Abschluss: Vollständige Verwaltung von Sprachmeldungen

Telefonische Meldungen werden mit denselben Funktionen wie Meldungen anderer Kanäle in einem sicheren und konformen Prozess verwaltet.

  • Zugriff nur für autorisierte Benutzer (Manager und Verantwortliche)

  • Automatische Empfangsbestätigung

  • Vollständiger Workflow mit der Möglichkeit, vertrauliche Notizen, Anhänge und benutzerdefinierte Tags hinzuzufügen.

  • Transparente Nachverfolgung der Aktivitäten

Eine einfache und personalisierbare Erfahrung für den Whistleblower

Das telefonische Meldeverfahren ist so konzipiert, dass es klar, sicher und inklusiv ist.

  • Der Meldende ruft die dafür vorgesehene Nummer an und hört eine personalisierbare, mehrsprachige Ansage, die mit dem Auftraggeber abgestimmt wurde.

  • Nachdem er die Bedingungen akzeptiert hat, kann er seine Sprachnachricht aufzeichnen. Die Dauer der Nachricht ist konfigurierbar.

Nach dem Absenden der Sprachmeldung erhält der Benutzer einen eindeutigen alphanumerischen Token. Dieser ist für folgende Zwecke nützlich:

  • Überwachung des Status der Meldung direkt auf der Webplattform

  • Sicherer Zugriff auf die Plattform für eventuelle Aktualisierungen

Der Token wird während des Anrufs mehrmals mitgeteilt und kann erneut angehört werden.

Ein weiterer Zugangskanal für ein zugängliches und konformes Whistleblowing-System

Die Einführung des telefonischen Sprachkanals macht den Meldeprozess noch direkter und integrativer und bietet eine effektive Alternative für Personen, die mit digitalen Medien nicht vertraut sind.

Dies ist ein konkreter Schritt vorwärts, um eine Kultur der Transparenz zu fördern und eine konforme, sichere und nachvollziehbare Verwaltung von Meldungen im Unternehmen zu gewährleisten.